Peran Dan Tantangan Seorang Supervisor

11 Januari 2010 oleh Bambang Priyambodo

Walaupun agak basi, perkenankan saya mengucapkan ” SELAMAT TAHUN BARU 2010 “. Mudah-mudahan tahun ini kita bisa mendapat kesuksesan yang lebih besar dibanding tahun-tahun yang lalu. Semoga ..

Sudah hampir 1 bulan sejak tulisan terakhir kami, hadir dihadapan Anda semua, mudah-mudahan Anda nggak “bosan” dengan halaman dan tulisan yang telah ada sebelumnya.  Terima kasih banyak atas segala apresiasi, pertanyaan dan saran yang telah diberikan, yang mana hal tersebut sangat membesarkan hati saya dan menambah semangat untuk terus meng-update blog kita tercinta ini. Mudah-mudahan ke depan, blog ini semakin baik dan bisa menjadi ajang belajar bagi siapa saja, terutama yang berminat untuk lebih memahami dan mendalami tentang farmasi industri. Amin…

Beberapa waktu yang lalu, kebetulan tempat kami bekerja, PT. Berlico Mulia Farma – Yogyakarta, sedang membutuhkan beberapa orang Apoteker yang yang akan kami tempatkan sebagai Supervisor di beberapa Departemen, terutama di Departemen Produksi dan Departemen Pengawasan Mutu (QC). Untuk itu, kami membuka iklan lowongan kerja di sejumlah media massa, dan akhirnya dari beberapa puluh Surat Lamaran yang masuk dan setelah melewati verifikasi persyaratan administrasi yang ditentukan, terpilihlah beberapa kandidat untuk dilakukan wawancara dengan tujuan untuk mengenal lebih dekat terhadap para kandidat tersebut, sekaligus mengukur sejauh mana pemahaman dan persiapan mereka terhadap posisi yang dilamarnya. Kebetulan, saya berkesempatan untuk melakukan interview dengan para kandidat, terutama yang akan ditempatkan di posisi Supervisor Produksi. Hal yang akan saya sampaikan dalam tulisan ini, sama sekali bukan merupakan tips-tips untuk “sukses” melakukan wawancara kerja, tetapi lebih kepada “apa sebenarnya yang diinginkan oleh calon kolega Anda nantinya“. Sebagai kolega atau partner atau bahkan atasan Anda, tentunya kita menginginkan agar supaya si calon partner ini bisa diajak untuk bekerja sama dalam satu team untuk membangun suatu team yang solid dan kokoh sehingga tugas maupun target yang ditetapkanoleh perusahaan dapat tercapai. Namun demikian, dari beberapa kandidat yang kami interview, ada “sesuatu” yang cukup mengganjal di hati kami, yaitu hampir sebagian besar kandidat TIDAK MENGERTI bahkan ada yang sama sekali tidak tahu apa peran dan fungsi Supervisor dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sungguh suatu kenyataan yang sangat tidak kami mengerti bagaimana mungkin seorang sarjana plus (khan udah tambah sekolah profesi Apoteker), banyak yang tidak paham dasar-dasar organisasi perusahaan. Tulisan ini kami coba untuk menggambarkan apa peran dan fungsi seorang Supervisor di suatu organisasi/perusahaan pada umumnya dan industri farmasi pada khususnya.

PENGERTIAN

Supervisor berasal dari Bahasa Latin “supervisor” yang berarti “memeriksa” atau “mengawasi”. Pada mulanya, istilah ini digunakan untuk menjuluki majikan dari sekelompok tukang. Dalam bahasa Indonesia, istilah supervisor disebut dengan “Penyelia”, yang berasal dari kata “selia” yang berarti “teratur rapi”; menyelia yang artinya “melihat” atau “mengawasi”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), penyelia diartikan sebagai pengawas, supervisori, atau manajer yang bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan secara tepat dan efisien sesuai dengan tugas yang ditentukan oleh atasannya. Jadi, supervisor adalah manager yang mempunyai bawahan tingkat tukang (operator) dan yang bukan berfungsi manajemen.

Supervisor pada umumnya berada di bawah koordinasi manajer tingkat madya (menengah). Supervisor-lah yang memikul tanggung jawab pelaksanaan. Seorang supervisor harus mengupayakan agar para pekerja (operator) dapat melaksanakan rencana dan kebijakan yang ditetapkan oleh para eksekutif dan manajer menengah. Seorang supervisor bertugas untuk merencanakan, memotivasi, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan karyawan non-manajerial pada tingkat operasi dari organisasi atau perusahaan.

Seorang supervisor memiliki posisi yang sangat unik dalam perusahaan; dia “dijepit” oleh 2 kekuatan besar, yaitu manajer di atasnya sebagai atasan dan para pekerja (operator) sebagai bawahannya. Dua fungsi utama dari seorang supervisor, yaitu (1) menjalankan keputusan yang dibuat oleh atasannya, (2) memberikan informasi dan saran pada atasannya. Supervisor memiliki arti yang sangat penting bagi perusahaan. Dia-lah yang memegang “kunci” hubungan antara jenjang manajemen dengan kelompok besar karyawan. Oleh karena posisinya yang sangat vital tersebut, maka ada beberapa prasyarat yang harus dipenuhi oleh seorang calon supervisor, yaitu :

1. Pengetahuan teknis terhadap pekerjaan yang dipimpinnya.
2. Ketrampilan administratif (menguasai pekerjaan administrasi, seperti membuat laporan dll.)
3. Kemampuan menyusun rencana untuk mencapai tujuan
4. Kemampuan berhubungan dengan orang (baik di dalam maupun di luar unit kerjanya)
5. Kemampuan berhubungan dengan orang-orang yang menjadi bawahannya.

FUNGSI SUPERVISOR

Ada 5 fungsi supervisor di suatu organisasi atau perusahaan, yaitu :

1. Merencanakan (Planning)

• Waktu, yaitu kapan dan berapa lama suatu rencana tersebut dilakasanakan
• Tenaga Kerja, yaitu memperkirakan jumlah pekerja yang diperlukan sehingga bawahan dapat bekerja dengan efektif dan efisien
• Biaya, yaitu membuat perkiraan biaya untuk anggaran perusahaan
• Metode, yaitu merencanakan metode atau cara yang digunakan untuk mencapai tujuan dari rencana tersebut

2. Mengorganisasikan (Organizing)

• Penentuan tugas  bawahan
• Mengatur wewenang dan tanggung jawab bawahan

3. Mengarahkan (Directing)

• Memotivasi bawahan
• Memberikan petunjuk bawahan
• Berkomunikasi dengan bawahan

4. Mengkoordinasi (Coordinating)

• Pikiran/persepsi terhadap tujuan organisasi kepada bawahan sehingga tercipta suatu kesamaan visi dan persepsi
• Kegiatan (menyusun rencana kegiatan, penentukan peran setiap bawahan, dan langkah-langkah yang harus ditempuh)

5. Mengendalikan (Controlling)

• Menghindari terjadinya penyimpangan
• mengenali adanya penyimpangan
• Mengoreksi penyimpangan yang terjadi

Pada prinsipnya fungsi dan tugas seorang supervisor adalah melaksanakan pekerjaan dengan menyuruh orang lain untuk bekerja. Untuk itu seorang supervisor yang baik harus (1). mengenal dan memahami bawahan dan dapat memotivasinya, (2). merencanakan dan membagi pekerjaan dengan baik, (3). dapat mengambil keputusan dengan baik dan bijak, (4). memiliki pengetahuan yang luas (jangan seperti ‘katak dalam tempurung’), (5). menjadi ‘penghubung’ yang baik antara manajemen dan bawahan.  Selain itu, juga ditopang sifat-sifat khusus seperti sabar, mau berkorban, percaya diri, dan paham akan pekerjaannya.

KEPEMIMPINAN

Seorang supervisor adalah pemimpin. Seorang pemimpin yang baik harus memiliki beberapa sifat berikut ini :

• Keinginan yang kuat untuk melebihi orang lain (memiliki semangat belajar yang tinggi)
• Tanggung jawab yang tinggi
• Mau bekerja keras
• Pandai bergaul
• Bisa memberi contoh yang baik
• Memiliki kehandalan yang tinggi sehingga menjadi panutan dalam kelompok yang dipimpinnya.

Tanda-tanda pemimpin yang efektif, antara lain adalah :

1. Minat yang tinggi terhadap pekerjaan, perusahaan dan pergaulan yang baik dengan rekan kerja
2. Sikap kelompok terhadap pemimpin, mau bekerja sama atau bukan justru menjadi pengacau
3. Memiliki keahlian dalam bidang pekerjaan dan berusaha untuk meningkatkan diri
4. Disiplin diri yang kokoh

Demikianlah sekilas tentang peran dan tantangan seorang supervisor di suatu organisasi atau perusahaan.

Sudah siapkah Anda menjadi Supervisor? Kalo sudah, silahkan kontak saya

Mudah-mudahan bermanfaat..